A través de la Resolución 42 del 05 de mayo de 2020 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, estableció los lineamientos para dar cumplimiento a las disposiciones del   Decreto 358 de 2020, “cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes“, indicando que los facturadores electrónicos se encuentran en la obligación de expedir el documento soporte antes mencionado de manera electrónica.

En ese sentido, la Resolución 42 de 2020 dispone que que los sujetos que deban expedir el documento soporte en transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente deberán solicitar la autorización y habilitación de la numeración consecutiva a través de los sistemas electrónicos de la DIAN. Dicha autorización, debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto Único 1625 de 2016. 

Requisitos para la generación del documento soporte 

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

Trámite de la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de la numeración.

Los sujetos obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación y/o inhabilitación, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, así como tener previamente habilitada la firma electrónica, caso en el cual la «Solicitud de Numeración de Documento Soporte» quedará suscrita de forma electrónica.