A partir de la expedición de la Ley 2196 de 2022, las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) en Colombia por parte de las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE o el Programa) para la prevención y gestión de los riesgos de corrupción y/o soborno transnacional. Por esto, la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., publicó la Circular 058 de 2022, con algunas instrucciones sobre la elaboración, presentación e implementación del PTEE. 

La circular define los contenidos mínimos del Programa, y a partir de estos y en el marco de su autonomía, las ESAL deben analizar su sector, así como sus actividades para decidir qué mecanismos de revisión y control interno adicionales adoptan, así como sus propias políticas de cumplimiento. De esta manera, cada ESAL debe diseñar el Programa que mejor se adapte a su contexto y realidad institucional dentro de los contenidos básicos de la circular.

¿Que es el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE?

Este programa tiene como finalidad generar una cultura de legalidad en el cual se logren detectar, prevenir y reportar todos los riesgos que pueda presentar una entidad respecto a temas de corrupción y soborno trasnacional. Estos programas también son conocidos mundialmente como “Compliance” o “Programas de Cumplimiento” que buscan la autorregulación empresarial y la implementación de parámetros para la vigilancia y control que ejercen las empresas sobre sus trabajadores o empelados.

Ahora bien, las ESAL también podrán decidir si adoptan otros mecanismos para su control y revisión interno siempre que estos mecanismos sean adicionales o complementarios para prevenir corregir y detectar los riesgos anteriormente enunciados, de esta forma es necesario establecer que esas empresas deberán realizar un ejercicio de introspección y de reconocimiento frente al sector en el que se desempeñan y las actividades en las cuales se desarrolla su objeto social junto con la de sus donantes y/o cooperantes habituales.

Estas son las características Generales establecidas en la circular 058 de 2022:

1. Todas las ESAL domiciliadas en el Distrito Capital de Bogotá y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., están obligadas a elaborar, presentar e implementar un PTEE (incluso aquellas que están en proceso de disolución y/o liquidación).
2. Los PTEE contienen los mecanismos y normas internas de auditoría para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional (C/ST). Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, se podrá articular con el PTEE.

Tipos de de PTEE y cuál es su ámbito de aplicación en las ESAL

a) Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I):

 Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL que cumplan con las siguientes condiciones:

•  que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean iguales o superiores a mil (1.000) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMLMV) (equivalentes a CO$1.000.000.000) 
•  que tengan implementado un sistema de administración de riesgos

 Este programa deberá contener como mínimo:

•  una política de cumplimiento
•  una matriz de riesgos
•  el procedimiento general para la gestión de riesgo de corrupción y sobornos transnacionales
•  un protocolo que incluya reglas para la entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, las autorizaciones de gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje, y las contribuciones políticas de cualquier naturaleza
•  mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de los recursos de donantes o cooperantes
•  mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa

Así mismo, las ESAL obligadas a este programa deberán designar a una persona que se encargue de su implementación y cumplimiento, que no puede ser el representante legal ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad (tampoco podrá ser el revisor fiscal).

b)  Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado (PTEE-S)

Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL que cumplan con las siguientes condiciones:

•   que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean inferiores a mil (1.000) SMLMV (equivalentes a CO$1.000.000.000)
•   que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos

Este programa simplificado deberá contener como mínimo:

•   una política de cumplimiento
•   una matriz de riesgos (que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno transnacional detectados y los controles a implementar)
•   mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de los recursos de donantes o cooperantes (ya sean habituales u ocasionales)
•   mecanismos y normas de auto-control y auditoría.
•   establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa

Así mismo, las ESAL obligadas a este programa deberán designar a una persona que se encargue de su implementación y cumplimiento, quien podrá pertenecer a los órganos sociales de la entidad, pero no podría ser el representante legal o revisor fiscal. 

Finalmente, el programa deberá remitirse a la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. acompañado del acta de aprobación (tomada del libro de actas registrado) y su presentación deberá realizarse en la vigencia de 2023, según la fechas establecidas en la Circular 016 de 2022 de la Jurídica Distrital. 

Según esta última, las ESAL sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Secretaría Jurídica Distrital deberán reportar la información a más tardar en las siguientes fechas, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT) (sin incluir el número de verificación):